Trucs et Astuces

ascenseur scroll defilement

Il peut arriver que la barre de défilement verticale n'apparaisse plus dans vos documents Word.

Pour l'afficher à nouveau, cliquez sur "Fichier" puis "Options" . Dans la fenêtre qui s'ouvre, allez dans "Options avancées" puis cochez l'option "Afficher la barre de défilement verticale" .

 

message erreur avertissement sécurité alerte champs

Un message indiquant un problème de sécurité potentiel s'affiche à l'ouverture d'un document, vous invitant à activer ou non la mise à jour de tous les champs.

 

Il vous est possible d'enlever cet avertissement de façon permanente en rajoutant dans les emplacements approuvés les chemins "C:\avensys\ace\trame" et " C:\avensys\ace\rapport" .

• Dans Word, cliquez sur "Fichiers" puis "Options"

 

• Dans la fenêtre qui s'affiche, cliquez sur "Centre de gestion de la confidentialité" puis "Paramètres du Centre de gestion de la confidentialité"

 

• Dans cette nouvelle fenêtre, cliquez sur "Emplacements approuvés" puis "Ajouter un nouvel emplacement..."

 

• Dans cette fenêtre, ajoutez "C:\avensys\ace\trame" comme chemin d'accès puis cliquez sur OK

 

• Cliquez une nouvelle fois sur "Ajouter un nouvel emplacement..." et ajoutez "C:\avensys\ace\rapport" comme chemin d'accès

 

• Les chemins saisis s'afficheront dans les emplacements approuvés, vous confirmant que le paramétrage a fonctionné

 

Pour finir, cliquez sur OK dans chacune des fenêtres afin de les fermer en sauvegardant le paramétrage effectué

Il est possible de choisir d'ouvrir les fenêtres Word sur un écran spécifique lorsque vous avez plusieurs écrans.

Pour cela il faut ouvrir un document Word puis réaliser les manipulations suivantes :

- Appuyez sur les touches [Alt+F11]

- Déplacez la fenêtre "Microsoft Visual Basic pour Applications" sur l'écran où vous souhaitez voir la fenêtre d'enregistrement

- Fermez la fenêtre "Microsoft Visual Basic pour Applications"

La boîte de dialogue s'affichera à l'emplacement de la fermeture de la fenêtre "Microsoft Visual Basic pour Applications"

message erreur avertissement sécurité alerte risque

Un message vous invitant à mettre à jour les liens peut s'afficher à l'ouverture d'un modèle EXCEL.

 

Il vous est possible d'enlever cet avertissement de façon permanente en décochant l'option "Confirmer la mise à jour automatique des liens" dans les options avancées (Fichier > Options > Options avancées).

Pour affiche un calendrier autre dans le calendrier Avensys, vous devez récupérer le lien ICS du calendrier souhaité et l'importer dans Avensys.

 

Exemple pour un calendrier Outlook:

Récupérez le lien ICS via le lien suivant: https://outlook.office.com/calendar/options/calendar/view

 

Copiez ce lien et collez le dans le calendrier Avensys après avoir cliqué sur "Importer des calendriers":

 

Pour ajouter le calendrier Avensys à un autre calendrier (Avensys ou Outlook), vous devez récupérer le lien dans vos paramètres (Accueil > Mes paramètres > Paramètres personnels):

 

Ou copier ce lien depuis votre calendrier Avensys:

 

Exemple Avensys :

Allez dans sur la rubrique Agendas et cliquez sur "Gérer les agendas importés"

 

Cliquez sur "Nouvel agenda" , nommez l'agenda, collez l'url et enregistrez :

 

Exemple Outlook : Vous devez copier ce lien en effectuant un clic droit sur "Mes calendriers" puis Ajouter un calendrier > A partir d'internet :

 

Vous avez la possibilité d’afficher le calendrier Avensys sur votre calendrier Android. Pour cela il faut ajouter le calendrier d’abord dans votre compte GMAIL

 

Dans Google Agenda, cliquez sur puis choisissez l’option "A partir de l’URL" :

 

Vous devez saisir l’adresse : https://[votre_application].a26.fr/dossier/agenda/ics.asp?util=XXX (XXX=votre code utilisateur). Cette adresse est disponible dans Avensys via le menu Accueil > Mes paramètres de l’application.

 

Pour synchroniser le calendrier Avensys avec Android, allez dans l'agenda sur votre terminal Android.

Rendez vous ensuite dans le Menu , "Paramètres" , puis cliquez sur "Plus d’agendas" .

Le calendrier Avensys va alors apparaître. Cliquez dessus pour accéder aux options et activer la synchronisation.

 

Vous avez la possibilité d’afficher le calendrier Avensys sur votre calendrier IPhone.

Pour cela il faut aller dans "Réglages" puis "Calendrier" .

 

Choisissez l’option "comptes" puis "Ajouter un compte" puis sélectionnez "Autre" .

Cliquez maintenant sur "ajouter un cal. avec abonnement" puis rentrez l’adresse de votre calendrier dans la zone de saisie "Serveur" .

 

Vous devez saisir l’adresse : https://[votre_application].a26.fr/dossier/agenda/ics.asp?util=XXX (XXX=votre code utilisateur). Cette adresse est disponible dans Avensys via le menu Accueil > Mes paramètres de l’application.

Pour synchroniser votre agenda, procédez comme suit :

• Appuyez sur Recherche , puis sur Paramètres
• Touchez sur Trajets planifiés
• Touchez sur Connecter le calendrier pour activer ou désactiver l'option.
• Appuyez sur Calendriers, puis choisissez celui que vous souhaitez synchroniser avec Waze.

Pour recevoir des notifications, vous devez associer l'événement inscrit dans votre agenda à une adresse en la spécifiant dans le champ Lieu (et non simplement "Domicile" ou "Travail").

 

(source: https://support.google.com/waze/answer/6341187?hl=fr)

Pour créer un favori, faites un clic droit sur l'onglet de la page souhaitée puis cliquez sur "Ajouter à mes Favoris" .

 

Une fenêtre s'affiche ensuite vous permettant de renommer le favori créé en cliquant sur le nom du favori visé par l'action:

 

Pour supprimer un favori, sélectionnez la ligne du favori visé par l'action puis appuyez sur la touche "suppr" de votre clavier.

 

Un message de confirmation s'affichera alors sur votre écran.

Dans cette rubrique vous pourrez saisir vos coordonnées, paramétrer si besoin une adresse personnalisée pour les Accusés réception, paramétrer l'affichage des RDV dans le calendrier et paramétrer les options et notifications.

 

Options et notifications

C'est dans cette rubrique que vous pourrez activer enregistrement automatique et le mail récapitulatif journalier

Vous pourrez aussi choisir quelles notifications recevoir dans l’icône de notification (soleil /étoile jaune) et si vous avez accès à plusieurs bureaux, choisir pour quel bureau vous recevrez les notifications :

 

Vous pouvez créer des insertions automatiques pour ensuite les utiliser dans l’application.

Vous avez la possibilité de filtrer les résultats de la liste en fonction de leur état (publique ou non) et de la liste à laquelle elles sont affectées.

Pour créer une insertion, cliquez sur "Ajouter une insertion automatique" .

Lors de la création d’une insertion, choisissez un code et un titre puis renseignez votre message dans la zone de texte .

Vous avez la possibilité de définir votre insertion automatique comme étant publique, c’est à dire accessible à tous les utilisateurs du cabinet.

Vous pouvez ajouter des champs de fusion, de sorte que pour chaque dossier les données soient actualisées. Les champs utilisés apparaissent sous la forme {{Nom_Expert}}. Une fois votre texte saisi, veillez à bien l'enregistrer.

L’utilisation des insertions automatiques se fait dans les zones de texte telles que les courriels. Tapez le code de votre insertion automatique suivi de F2. Le texte se renseignera automatiquement.

Vous pouvez également affecter l'insertion automatique à une "liste" , ce qui permet de n'utiliser cette insertion que dans un champ particulier du dossier (Avis sur les garanties / Suite à donner/...)

i Si votre insertion comporte du texte mis en forme (gras /italique /...) cette mise en forme ne sera respectée que dans les champs précédés de la barre de mise en forme du texte

Vous pouvez tout à fait utiliser les insertions automatiques créées dans Word ; pour cela positionnez votre curseur dans le document, cliquez sur la touche F2 de votre clavier et vous aurez accès à la liste des insertions automatiques, pour intégrer le texte automatiquement, tapez le code de l'insertion puis la touche F2 de votre clavier :

 

 

Vous pouvez créer des objets automatiques pour les courriels. Pour cela, cliquez sur "Ajouter un objet de courriel" .

Vous allez pouvoir choisir un titre d’objet, renseigner le corps du message avec des champs du dossier (menu déroulant Champ de fusion).

Vous avez la possibilité de définir votre objet de courriel comme étant public, c’est à dire accessible à tous les utilisateurs du cabinet.

Vous avez également la possibilité de rattacher votre objet à une insertion automatique ce qui vous permettra d’avoir le corps du message renseigné automatiquement.

 

Vous pouvez créer des listes de descriptions d’ouvrages.

 

Cliquez sur "Ajouter une liste" pour ajouter une liste personnelle. Vous pouvez modifier les listes ou les descriptions à l’aide des icônes .

Si une personne souhaite accéder à un dossier mais qu’elle n’a pas reçu de lien, elle peut le faire en accédant à l’url https://[nom_client].a26.fr/dossier/public/extranet/

Elle devra alors saisir la référence du dossier expert et son email ou son numéro de mobile. Si elle est identifiée dans le dossier, elle recevra un code de confirmation via email ou SMS (en fonction de sa saisie) qu’elle devra alors saisir sur le portail et lui permettra d’accéder au dossier.

Une fois la clé saisie et après avoir cliqué sur suivant, la personne arrive sur les informations principales et l’historique du dossier.

 

Lors de la rédaction d’un courriel, vous pouvez transmettre le lien extranet du dossier à votre interlocuteur ce qui lui permettra de consulter l’avancement du dossier et de déposer des pièces complémentaires.

i Ce lien permet d’accéder directement au dossier correspondant sans s’authentifier. Nous contacter pour la mise à disposition de cette option.

 

Après avoir suivi le lien ou s’être authentifié, le destinataire peut consulter l’avancement du dossier via l’historique et communiquer à l’expert des pièces via la rubrique "Fichiers" .

Lorsqu’une pièce est déposée dans un dossier via l’extranet public, une validation à destination de l’assistante est automatiquement créée dans le dossier pour signaler l’arrivée d’un nouveau document.

Dans l'onglet "Chemins" , vous allez pouvoir définir les différents répertoires à utiliser par défaut dans l'application.

 

• "Appareil photo" : permet de choisir le répertoire qui s'ouvrira par défaut lorsque vous cliquerez sur l'outil "Photos"

Avertissement Il est déconseillé de définir un répertoire trop volumineux: cela risquerait de ralentir, voire bloquer, le chargement dans la fenêtre de dépôt

 

 

• "Scanner / Dépôt fichiers" : permet de choisir le répertoire qui s'ouvrira par défaut lorsque vous cliquerez sur "Déposer"

 

étoile etoile jaune soleil notification

Dans l'onglet "Connexion" , vous allez pouvoir vérifier / renseigner les identifiants Avensys avec lesquels vous connecter, ainsi que le bureau auquel est rattaché votre code utilisateur dans la configuration. Ce dernier point va notamment définir les notifications visibles dans l'étoile de notification (exemple: si le bureau sélectionné dans la configuration est XYZ, seules les notifications concernant le bureau XYZ seront visibles dans l'étoile de notification).

Vous pouvez également modifier l'apparence d'Avensys en sélectionnant la couleur de votre choix.

 

Dans l'onglet "Divers" , vous allez pouvoir effectuer divers réglages parmi lesquels:

• Afficher ou non l'écran de configuration au démarrage, qui vous permettra de choisir la session avec laquelle vous connecter si plusieurs sessions ont été paramétrées sur le poste
• Afficher ou non une fenêtre de confirmation à la fermeture de l'application
• Retirer les dossiers de plus de XX jour(s) du panier à la fermeture de l'application. Cette action aura également pour effet de déposer sur le serveur les fichiers jusque là non déposés. Une fenêtre de confirmation s'affichera également à la fermeture d'Avensys vous proposant de conserver ou de retirer les dossiers du panier en fonction du paramétrage effectué

• Choisir l'action à appliquer aux fichiers téléchargés dans Avensys: "Ouvrir" , "Sauvegarder" , "Sauvegarder et Ouvrir" ou "Me demander"
• Configurer une ou plusieurs pages qui s'ouvriront automatiquement à l'ouverture d'Avensys

Vous avez la possibilité d’envoyer un SMS à partir d’un dossier en allant dans la rubrique SMS d’un dossier. Vous pourrez par exemple envoyer une information importante directement sur le mobile de l’expert, à une personne que vous n’arrivez pas à joindre, etc.

Vous retrouvez dans cet écran l’historique de l’ensemble des SMS envoyés sur le dossier.

Comme pour les courriels, vous pouvez sélectionner le numéro de mobile d’une personne enregistrée dans le dossier ou saisir directement un numéro.

 

Ceci est un exemple d’automatisme. Il est possible d'automatiser l'envoi de SMS en fonction de certains événements (ex: rappel de rdv, envoi d'alerte, etc.). Pour de plus amples informations sur l'automatisation de l'envoi des SMS, merci de nous contacter.

Lors de la création d’un rendez-vous, une option "Notification SMS au bénéficiaire" vous permettra d’activer l’envoi automatique d’un SMS au bénéficiaire.

 

Il est possible de personnaliser sous certaines conditions l’envoi des SMS automatiques; merci de nous contacter pour vérifier la faisabilité et programmer la mise en place.